Welche Daten werden in einem ERP-System gespeichert?

Ein ERP-System speichert alle zentralen Unternehmensdaten, die für die Steuerung von Geschäftsprozessen notwendig sind. Dazu gehören Finanzdaten, Lager- und Logistikdaten, Personaldaten sowie Stamm- und Bewegungsdaten aus sämtlichen Unternehmensbereichen. Die folgende Übersicht beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die ERP-Datenspeicherung und erklärt, welche Datenkategorien in der Praxis besonders relevant sind.

Welche Datenkategorien unterscheidet ein ERP-System grundsätzlich?

Ein ERP-System unterscheidet grundsätzlich zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind dauerhaft gespeicherte Grundinformationen wie Kunden, Lieferanten oder Artikel. Bewegungsdaten entstehen durch laufende Geschäftsvorgänge wie Bestellungen, Rechnungen oder Lagerbuchungen. Diese Unterscheidung ist zentral, weil sie bestimmt, wie Daten gepflegt, ausgewertet und archiviert werden.

Neben dieser grundlegenden Einteilung lassen sich ERP-Daten auch nach Funktionsbereichen gruppieren:

ERP Stammdaten: Artikel, Kunden, Lieferanten, Konten, Kostenstellen
ERP Bewegungsdaten: Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Lagerbewegungen, Lohnläufe
Konfigurationsdaten: Systemeinstellungen, Benutzerrechte, Workflow-Regeln
Auswertungsdaten: Berichte, Kennzahlen, Dashboards und Analysen

Gut strukturierte ERP-Daten sind die Voraussetzung für verlässliche Auswertungen und effiziente Prozesse. Wenn Stammdaten inkonsistent gepflegt werden, wirkt sich das unmittelbar auf die Qualität aller darauf aufbauenden Bewegungsdaten aus.

Welche Finanzdaten speichert ein ERP-System?

Ein ERP-System speichert alle buchhalterisch relevanten Finanzdaten eines Unternehmens. Dazu zählen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Sachkonten, Kostenstellen, Zahlungsein- und -ausgänge sowie Jahresabschlussvorbereitungen. Diese Daten bilden das Rückgrat des betrieblichen Rechnungswesens und müssen jederzeit korrekt, vollständig und revisionssicher vorliegen.

Im Bereich der Finanzbuchhaltung werden unter anderem folgende Daten erfasst:

Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen
Zahlungskonditionen und offene Posten
Kontenbewegungen und Buchungssätze
Steuerrelevante Daten wie Umsatzsteuer und Vorsteuer
Kosten- und Leistungsrechnung auf Basis von Kostenstellen und Kostenträgern
Liquiditätsplanung und Cashflow-Daten

Eine ERP-Software wie Sage 100 bildet diese Finanzprozesse vollständig ab und verbindet Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Controlling in einem gemeinsamen Datenmodell. Das bedeutet: Eine Ausgangsrechnung aus dem Verkauf erzeugt automatisch den entsprechenden Buchhaltungsbeleg, ohne manuelle Doppeleingabe.

Welche Logistik- und Lagerdaten werden im ERP erfasst?

Im ERP-System werden alle Daten rund um Warenbewegungen, Lagerbestände und Lieferketten erfasst. Das umfasst Artikelstammdaten, Lagerortinformationen, Wareneingänge und -ausgänge, Bestellungen bei Lieferanten sowie Kundenaufträge und Lieferscheine. Diese Logistikdaten ermöglichen eine lückenlose Rückverfolgung aller Warenbewegungen im Unternehmen.

Zu den typischen Logistik- und Lagerdaten im ERP gehören:

Artikelstammdaten mit Beschreibung, Einheit, Preis und Lieferant
Lagerbestände je Lagerort und Lagerplatz
Mindestbestände und automatische Nachbestellpunkte
Wareneingangsbuchungen und Lieferscheine
Seriennummern- und Chargenverwaltung
Produktionsdaten wie Stücklisten, Arbeitspläne und Fertigungsaufträge

Gerade für produzierende Unternehmen oder Händler mit komplexen Sortimenten ist eine saubere Datenbasis im ERP entscheidend. Fehlerhafte Lagerbestände führen direkt zu Lieferengpässen oder unnötigen Überbeständen, beides kostet bares Geld.

Welche Personaldaten verwaltet ein ERP-System?

Ein ERP-System verwaltet Personaldaten, die für Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Personalverwaltung benötigt werden. Dazu gehören Mitarbeiterstammdaten, Gehalts- und Lohndaten, Arbeitszeitmodelle, Urlaubsansprüche und steuerliche Informationen. Diese Daten unterliegen besonders strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen und dürfen nur von autorisierten Personen eingesehen werden.

Im Personalbereich eines ERP-Systems werden typischerweise folgende Informationen gespeichert:

Persönliche Stammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuerklasse
Vertragsdaten: Eintrittsdatum, Beschäftigungsart, Wochenarbeitszeit
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Sozialversicherungsdaten und Krankenkassenzugehörigkeit
Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Elternzeit
Zeiterfassungsdaten und Überstundenkonten

Die Verarbeitung dieser Daten ist an die Vorgaben der DSGVO gebunden. Ein ERP-System muss daher nicht nur technisch sicher sein, sondern auch klare Zugriffsrechte und Protokollierungsfunktionen bieten, um die Nachvollziehbarkeit aller Datenzugriffe sicherzustellen.

Wie unterscheiden sich ERP-Daten von CRM-Daten?

ERP-Daten fokussieren auf interne Geschäftsprozesse wie Finanzen, Lager und Produktion, während CRM-Daten die Kundenbeziehung in den Mittelpunkt stellen. CRM speichert Kommunikationshistorie, Verkaufschancen, Kontaktdaten und Aktivitäten im Vertrieb. ERP speichert Transaktionen, Bestände und buchhalterische Vorgänge. Beide Systeme nutzen teils dieselben Grunddaten, verfolgen aber unterschiedliche Ziele.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Kunde ist sowohl im CRM als auch im ERP vorhanden. Im CRM werden seine Gesprächsnotizen, offenen Angebote und Marketingkampagnen verwaltet. Im ERP stehen seine Rechnungen, Zahlungshistorie und Lieferadressen. Sind beide Systeme nicht miteinander verbunden, entstehen Datensilos, die Vertrieb und Buchhaltung voneinander trennen.

Genau hier liegt ein häufiger Schwachpunkt in der Unternehmens-IT: Wer CRM und ERP als getrennte Insellösungen betreibt, muss Daten doppelt pflegen und riskiert Inkonsistenzen. Eine integrierte CRM- und ERP-Lösung aus einer Hand löst dieses Problem, indem beide Systeme über zertifizierte Schnittstellen miteinander kommunizieren und Daten synchronisiert werden.

Wer darf auf welche ERP-Daten zugreifen?

Der Zugriff auf ERP-Daten wird über ein Rollen- und Rechtesystem gesteuert. Nicht jeder Mitarbeiter darf alle Daten einsehen: Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt Zugriff auf Artikelpreise und Kundenaufträge, aber keine Einsicht in Gehaltsabrechnungen. Ein Buchhalter braucht Kontendetails, aber keinen Zugang zur Produktionsplanung. Die Vergabe von Zugriffsrechten folgt dem Prinzip der minimalen Berechtigung.

Typische Rollen und ihre Datenzugriffe in einem ERP-System:

Geschäftsführung: Vollzugriff auf Auswertungen, Controlling-Daten und Unternehmenskennzahlen
Buchhaltung: Finanzdaten, Debitoren, Kreditoren, Jahresabschluss
Vertrieb: Kundenstammdaten, Aufträge, Angebote, Preislisten
Lager und Logistik: Artikelstammdaten, Bestände, Lieferscheine
Personalwesen: Mitarbeiterstammdaten, Lohnabrechnungen, Zeiterfassung
IT-Administration: Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung, Protokolle

Ein gut konfiguriertes Berechtigungskonzept schützt sensible Unternehmensdaten und ist gleichzeitig eine Anforderung aus der DSGVO. Bei der Einführung einer ERP-Lösung sollte das Berechtigungskonzept daher von Anfang an mit geplant und dokumentiert werden, nicht erst nachträglich.

So unterstützt Network Concept bei der ERP-Datenstrategie

Die richtige Struktur Ihrer ERP-Daten ist kein technisches Detail, sondern eine strategische Entscheidung. Welche Daten werden wo gespeichert? Welche Systeme tauschen welche Informationen aus? Wie werden Zugriffsrechte vergeben? Diese Fragen lassen sich nicht allein durch die Wahl einer Software beantworten.

Network Concept GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von CRM- und ERP-Lösungen aus einer Hand, mit tiefem Prozessverständnis. Im Mittelpunkt steht dabei ein beratender Ansatz: Zuerst werden Ihre Prozesse analysiert, dann wird eine passende Lösung empfohlen. Das umfasst konkret:

Analyse Ihrer bestehenden Datenstrukturen und Prozesse
Konzeption eines durchdachten Berechtigungs- und Rollenkonzepts
Einführung von Sage 100 als ERP-Lösung mit sauberer Datenmigration
Anbindung an CAS genesisWorld als CRM-System über zertifizierte Schnittstellen
Schulungen für alle Nutzergruppen sowie verlässlicher Support im laufenden Betrieb

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