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Umstellung auf E-Rechnungen
Regelungen in der Übersicht
Seit 01.01.2025 gilt im B2B-Bereich für im Inland steuerbare Umsätze die Pflicht, eine E-Rechnung, die der EN 16931 entspricht, empfangen und verarbeiten zu können. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist dabei nicht mehr erforderlich.
Ebenfalls gilt für den Rechnungsversand eigentlich auch seit 01.01.2025 eine Pflicht, nur noch elektronische E-Rechnungen auszustellen. Allerdings hat der Gesetzgeber für diesen Bereich Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller geschaffen, damit die Umsetzung für Unternehmen zeitlich gut machbar ist.
Grundlagen
Begriff elektronische Rechnung
Im Zusammenhang mit der E-Rechungspflicht wurde die Definition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ angepasst. Es wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Laut der Definition sind E-Rechnungen Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dabei muss das gewählte Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen.
Rechnungsformat
Das strukturierte elektronische Format kann auch zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden, allerdings müssen sich dann die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in einem solchen Format extrahieren lassen, dass dies doch wieder der europäischen Norm entspricht oder auf jeden Fall mit dieser interoperabel ist. Wird diese Voraussetzung erfüllt, sind z. B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen zulässig. Entscheidend ist also die Einhaltung und Interoperabilität der europäischen Norm (RL 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN 16931). Insofern gilt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern fällt unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.
Laut dem Schreiben des Bundesministerium für Finanzen (BMF) vom 2. Oktober 2023 wurde ausdrücklich bestätigt, dass XRechnung oder auch das hybride ZUGFeRD-Format die Formatanforderungen erfüllen.
Ausnahmen
Ausnahmen von dieser Regelung bestehen für:
- Rechnungen unter 250 Euro Brutto gemäß § 33 UStDV,
- für Fahrausweise, die als Rechnung gelten, gemäß § 34 UStDV,
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, gemäß § 34a UStDV,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B viele Vereine oder staatliche Einrichtungen),
- Rechnungen an Endverbraucher (sog. B2C-Umsätze) sowie
- Rechnungen für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
Nicht neu, aber in diesem Zusammenhang schon wichtig, sind die Regelungen zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen:
- Unveränderbarkeit,
- Lesbarkeit,
- zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung,
- Indizierung und Nachvollziehbarkeit,
- Datenzugriff und Bereitstellung,
- eine Verfahrensdokumentation
- usw.
Um allen Regelungen in geeigneter Form zu entsprechen, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll.
Fristen
Für die Umstellung auf E-Rechnungen bei ausgehenden Rechnungen existieren verschiedene Fristen.
Der Gesetzgeber ermöglicht bis Ende 2027 unter bestimmten Voraussetzungen noch den Versand von Sonstigen Rechnungen (z. B. Papierform, PDF). Wir haben die Übergangsregelungen für Sie zusammengefasst:
Bis 31.12.2026
- Papierrechnungen können in diesem Zeitraum immer noch ausgestellt werden.
- Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (z.B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann nur unter Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
- E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, können auch ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers versandt werden.
Bis 31.12.2027
- Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro können weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden. Auch sind bei einem solchen Vorjahresumsatz sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) unter Zustimmung des Rechnungsempfängers noch möglich.
- E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, können auch ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers versandt werden.
Ab 01.01.2028
Ende der Übergangsregelungen:
Es dürfen nur noch E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, versandt werden.
Empfehlung
Die Umstellung auf E-Rechnungen verringert in Zukunft auch den Arbeitsaufwand für Ausgangsrechnung. Wenn Sie momentan noch nicht auf E-Rechnungen bei Ausgangsrechnungen umgestiegen sind, empfiehlt es sich, dieses zeitnah zu tun. Wie könnte eine solche Umstellung umgesetzt werden?
1. Schritt:
Bestandsaufnahme
Verschaffen Sie sich zunächst ein Bild davon, wie genau Ausgangsrechnungen momentan erstellt und versandt werden.
- Handelt es sich noch um Papierrechnungen oder PDF-Anhänge?
- In welchem Format werden die Rechnungen erstellt? Erfüllt das Format schon die Norm für E-Rechnungen?
- Wie viele Rechnungen werden in der Regel zum gleichen Zeitpunkt versandt?
- Viele Unternehmen haben für den Rechnungseingang gesonderte E-Mail-Adressen. Liegen Ihnen diese für alle Geschäftsbeziehungen vor?
2. Schritt:
Vorbereitungen
Um auf E-Rechnungen umstellen zu können, müssen verschiedene Vorbereitungen getroffen werden. Zum Beispiel:
- Einholung fehlender E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang,
- Verwendung einer ERP-Lösung, die den Versand von E-Rechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben unterstützt,
- Einrichtung einer Schnittstelle zwischen ERP-Lösung und E-Mail-Programm,
- Zuordnung der jeweiligen Rechnungsadresse zur Belegart Rechnungen,
- Hinterlegung von Text und Betreffzeile für die E-Mail zum Rechnungsversand und
- gegebenenfalls Einrichtung einer Stapelverarbeitung bei großer Anzahl von Rechnungen zum gleichen Zeitpunkt.
3. Schritt:
Testlauf
Bevor Sie Ihr komplettes System auf E-Rechnungen umstellen, sollten Sie die Einstellungen und Einrichtungen vorab im Kleinen testen. Hierzu bietet es sich an, ein paar Test-Rechnungen an vertraute Kunden im ZUGFeRD-Format zu versenden und sich ein Feedback einzuholen. Gegebenenfalls sind danach noch Anpassungen nötig, daher sollte diese Testphase nicht zu knapp vor der geplanten Umstellung erfolgen.
4. Schritt:
Umstellung zu einem festen Stichtag
Es ist sinnvoll, alle Kunden vor der Umstellung der Ausgangsrechnungen auf E-Rechnungen zu informieren. Die Umstellung können Sie zum Beispiel schon ankündigen, wenn Sie nach den E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang fragen oder sich diese noch einmal bestätigen lassen.
Kurz vor der Umstellung ist es sicherlich gut, nochmals die Kunden kurz per E-Mail über den konkreten Stichtag für die Umstellung zu informieren.
Mit Sage 100 auf der sicheren Seite
Die Sage 100 ist eine ERP-Lösung, die allen gesetzlichen Vorschriften entspricht und Änderungen bzw. Neuerungen zeitnah integriert. In der Sage 100 können bereits heute Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt und versandt werden.
Neben dem Vorteil, stets nach den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu agieren, bietet die Sage 100 auch noch viele weitere Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und noch effizienter gestalten. Mehr Informationen zur Sage 100 finden Sie hier.
Mit Sage DMS bietet unser Partner Sage ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem an, dass Ihnen eine GoBD-konforme Aufbewahrung auf komfortable Weise ermöglicht.
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Sie haben noch Fragen?
Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 06404 69599-0, per Mail an vertrieb@networkconcept.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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Wichtiger Hinweis: Die Inhalte wurden mit großer Sorgfalt erstellt. Dennoch übernimmt Network Concept keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Die Informationen stellen keine Rechtsberatung oder steuerliche Beratung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen bzw. steuerlichen Fragestellungen konsultieren Sie bitte unbedingt eine/n Jurist/in bzw. Steuerberater/in.
Quelle: Bundesfinanzministerium
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