E-Mails nicht einfach löschen
Aufbewahrungspflichten bei E-Mails
E-Mail gelesen und dann gleich löschen? Bei geschäftlichen E-Mails sollten Sie damit vorsichtig sein. Es gibt unterschiedliche Gesetze und Vorschriften, aus denen heraus eine Aufbewahrungspflicht entsteht: zum Beispiel DSGVO, GoBD, HGB, Bürokratieentlastungsgesetz IV oder die Abgabenordnung.
Diese E-Mails sollten Sie NICHT löschen
Grundsätzlich müssen geschäftliche E-Mails für eine bestimmte Frist aufbewahrt werden. Dies gilt generell für Unternehmen, egal welcher Größe oder Anzahl von Mitarbeitern. Allerdings sind nicht alle E-Mails, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag versenden, auch geschäftliche E-Mails in diesem Sinne. Das Kriterium ist, ob die E-Mail als Handels- bzw. Geschäftsbrief einzuordnen ist. Wenn die Kommunikation per E-Mail dafür genutzt wird, ein Handelsgeschäft vorzubereiten, abzuschließen oder rückgängig zu machen, gilt diese E-Mail als Handelsbrief und muss archiviert werden. Unter diese Definition lassen sich auf jeden Fall folgende E-Mails einordnen:
- Anfragen,
- Angebote,
- Auftragsvergaben,
- Lieferscheine,
- Rechnungen,
- Buchungsbelege,
- Zahlungserinnerungen,
- Garantiefälle,
- Stornierungen,
- Anhänge mit relevanten Informationen,
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventarlisten,
- E-Mails mit steuerlich relevanten Informationen.
Dient die E-Mail nur als Übermittlung des Anhanges und enthält keine weitere inhaltliche Information, dann muss nur der Anhang archiviert werden. Die E-Mail ist in diesem Fall wie der früher im Postversand genutzte Briefumschlag aus Papier. Auch für Newsletter oder Spamnachrichten besteht keine Aufbewahrungspflicht.
Und wie lange aufbewahren?
Wenn Sie nun wissen, dass Sie geschäftliche E-Mails nicht einfach so löschen sollten, sondern (vermutlich) die meisten aufbewahren müssen, stellt sich sofort die Frage, wie lange. Hier gibt es unterschiedliche Fristen:
- 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe (z. B. Auftragsbestätigungen),
- 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege,
- 10 Jahre für alle Unterlagen im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen.
Diese Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben und können sich auch wieder ändern oder durch andere Gesetze konkretisiert werden. Die Frist gilt sowohl für versandte als auch empfangene E-Mails und beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem diese versandt oder empfangen wurden.
Regeln zur Archivierung
Zudem gibt es Vorgaben, wie die E-Mails aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich gilt, dass geschäftliche Schriftstücke im Original aufzubewahren sind. Für geschäftliche E-Mails bedeutet dies, dass sie in elektronischer Form archiviert werden müssen. Dabei liegt es in Ihrer Verantwortung, dass das Speichermedium und -format über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar und lesbar sein muss. Einen ersten Eindruck, wie Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen kann, gibt ein Interview, das das DIGITAL FUTUREmag mit Herrn Frosinini geführt hat.
Auch gibt es teilweise noch konkretere Vorgaben, wie genau die Aufbewahrung erfolgen muss (z. B. die GoBD). Für den Bereich E-Rechnungen haben wir dazu einen ausführlichen Beitrag gepostet.
Einfach alle E-Mails speichern?
Jetzt könnte man auf die Idee kommen, einfach alle E-Mails zu speichern und so sicherzustellen, dass man den Aufbewahrungspflichten gerecht wird. Leider ist dies keine gute Lösung, da DSGVO und Datenschutz eine uneingeschränkte Aufbewahrung von E-Mails mit personenbezogenen Daten nicht zulassen. Hier gilt der Grundsatz, dass personenbezogene Daten (auch in E-Mails) nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es unbedingt notwendig ist. Entfällt der Zweck, haben die betroffenen Personen ein Recht auf Löschung ihrer Daten. Einige Beispiele sind:
- E-Mails im Bereich Bewerbung müssen spätestens 6 Monate nach der Absage gelöscht werden,
- private E-Mails dürfen im Prinzip gar nicht archiviert werden, außer es liegt eine Zustimmung des Mitarbeiters dafür explizit vor,
- Schriftverkehr zwischen Mitarbeitern und dem Betriebsarzt oder
- Schriftverkehr zwischen Mitarbeitern und dem Betriebsrat.
Bezüglich privater E-Mails kann von Unternehmensseite her die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse ausgeschlossen werden.
Unterstützung durch DMS
All diesen Vorschriften gerecht zu werden, kann viel Aufwand und Kontrolle bedeuten. Es gibt Softwarelösungen, die Sie bei der revisionssicheren Archivierung unterstützen können, sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Haben Sie eine Sage 100 bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz, können wir Ihnen das Sage DMS empfehlen, wodurch sich Dokumente und E-Mails schnell, korrekt und systematisch archivieren lassen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns einfach. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Wichtiger Hinweis:
Die Inhalte wurden mit großer Sorgfalt erstellt. Dennoch übernimmt Network Concept keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Die Informationen stellen keine Rechtsberatung oder steuerliche Beratung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen bzw. steuerlichen Fragestellungen konsultieren Sie bitte unbedingt eine/n Jurist/in bzw. Steuerberater/in.
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