Fit in den Frühling
Frühjahrsputz für Ihre Lösungen
Jetzt im Frühling kommt bei vielen von uns durch den Frühjahrsputz neue Frische ins Zuhause: Es wird entstaubt, entrümpelt, umgeräumt.
Haben Sie schon einmal daran gedacht, auch einen Frühjahrsputz bei Ihren Softwarelösungen vorzunehmen? Befreien Sie sich von ineffizienten Prozessen, veralteten Dokumenten, zu komplexen Prozessen und ungenutzten Datensammlungen. Geben Sie dadurch Ihren Lösungen neue Frische und steigern Sie die Produktivität. Wie Sie genau vorgehen können? Wir geben Ihnen ein paar Tipps!
Bestandsaufnahme
So wie man sich für den Frühjahrsputz meist eine ToDo-Liste macht, sollte man auch beim Frühjahrsputz der Softwarelösungen vorgehen:
- Welche Informationsarten sind für Ihr Unternehmen relevant?
- Werden Aufbewahrungsfristen im Auge behalten?
- Sind alle relevanten Informationen in digitaler Form vorhanden?
- Welche Daten werden in unterschiedlichen Systemen verwendet und stimmen diese überein?
- Sind Ihre Informationen ausreichend geschützt, passen die Benutzerrechtseinstellungen noch zu den Prozessen?
- Passen z. B. Filter, Funktionen, Dashboards und Schnittstellen noch zu Ihren Bedürfnissen oder besteht hier Optimierungsbedarf?
- Welche Prozesse würden Sie gerne automatisieren?
Aktualisierung und Bereinigung
Nachdem Sie sich damit beschäftigt haben, wo überall frischer Wind benötigt wird, geht es jetzt im nächsten Schritt darum, Ihre Daten zu aktualisieren und zu bereinigen:
- Dubletten prüfen und auflösen,
- Kontaktinformationen auf Tippfehler und Aktualität prüfen,
- unvollständige Daten nacherfassen,
- nicht mehr benötigte Informationen entweder archivieren oder löschen,
- E-Mail-Postfach aufräumen,
- digitalen Mülleimer leeren und temporäre Dateien löschen,
- Regeln zum Löschen von Daten aufstellen und diese möglichst in einen automatisierten Workflow überführen,
- Prozesse und Hilfestellungen zur Datenerfassung dokumentieren und für alle zur Verfügung stellen.
Prozessoptimierung
Neben den Daten ist es sinnvoll, sich auch die aktuellen Prozesse anzuschauen, ob diese noch den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Unnötige Prozesse können ebenfalls entrümpelt werden. Bezüglich der Prozesse können Ihnen die Fragen helfen:
- Ist der Prozess durchgängig oder wird er an irgendeiner Stelle unnötig unterbrochen?
- Ist der Prozess effizient, bringt er einen Mehrwert oder hält er Ihre Mitarbeiter zeitlich nur auf?
- Ist der Prozess mittlerweile überflüssig geworden?
- Wie kann der Prozess durch moderne Tools und Technologien weiter optimiert werden?
- Sind relevante Prozesse, soweit es geht, automatisiert?
- Enthalten die Backup-Prozesse alle relevanten Daten oder sollten diese angepasst werden?
Tools und Technologie
Die meisten Unternehmen benutzen verschiedene Lösungen für unterschiedliche Aufgaben, um jeweils in dem jeweiligen Bereich die bestmöglichen Funktionen nutzen zu können. Sinnvoll ist es, wenn die verschiedenen Lösungen, zum Beispiel die CRM- und die ERP-Lösungen, miteinander optimal verzahnt sind. Neben den Prozessen und Daten ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob bei dem Zusammenspiel der Lösungen es noch Optimierungsbedarf gibt und ob alle Einzellösungen so noch sinnvoll sind. Folgende Fragen können Ihnen in diesem Bereich helfen:
- Sind alle Lösungen, Schnittstellen aktuell oder brauchen einige ein Update? Warum Updates sehr zu empfehlen sind, lesen Sie hier.
- Gibt es neue Funktionalitäten, die Ihnen den Arbeitsalltag weiter erleichtern, die aber noch nicht genutzt werden?
- Gibt es noch Dateninseln, die wichtige Informationen enthalten und lieber in einem zentralen System abgelegt sein sollten?
- Benötigen Sie weitere Module oder Lösungen?
Mitarbeiter motivieren
Es ist toll, wenn Sie das Frühjahr nutzen, Ihre digitale Arbeitswelt zu entstauben und zu entrümpeln. Wie im Haushalt ist der Aufwand für den Frühjahrsputz desto geringer, je häufiger schon innerhalb des Jahres auf Sauberkeit und Ordnung geachtet wird. Für beides braucht es Ihre Mitarbeiter. Daher ist es gut, wenn Sie ihnen die Vorteile einer guten Datenqualität auch für sie selbst von Beginn an vermitteln und sie so für regelmäßige Aufräum- und Reinigungsaktionen gewinnen. Einige Tipps wären zum Beispiel:
- Vereinbaren Sie regelmäßige Aufräum- und Reinigungsaktionen, z. B. an einem festen Tag im Monat. Diese können auch je nach Daten oder Prozessen in ihrer Häufigkeit oder Zeitpunkt variieren und sind vor allem für die relevanten Daten wichtig.
- Definieren und kommunizieren Sie realistische Datenqualitätsziele und wie die Schritte dahin aussehen.
- Benennen Sie Verantwortliche, die sich um eine stetige Prüfung und Verbesserung der Prozesse kümmern.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Daten essenziell für das Unternehmen sind, und zeigen Sie ihnen, wie sie auf Basis einer guten Datenqualität auch relevante Analysen durchführen können.
- Sammeln Sie Anregungen und Vorschläge von ihren Mitarbeitern.
Bestandsaufnahme
So wie man sich für den Frühjahrsputz meist eine ToDo-Liste macht, sollte man auch beim Frühjahrsputz der Softwarelösungen vorgehen:
- Welche Informationsarten sind für Ihr Unternehmen relevant?
- Werden Aufbewahrungsfristen im Auge behalten?
- Sind alle relevanten Informationen in digitaler Form vorhanden?
- Welche Daten werden in unterschiedlichen Systemen verwendet und stimmen diese überein?
- Sind Ihre Informationen ausreichend geschützt, stimmen die Benutzerrechtseinstellungen noch zu den Prozessen?
- Passen z. B. Filter, Funktionen, Dashboards und Schnittstellen noch zu Ihren Bedürfnissen oder besteht hier Optimierungsbedarf?
- Welche Prozesse würden Sie gerne automatisieren?
Aktualisierung und Bereinigung
Nachdem Sie sich damit beschäftigt haben, wo alles frischer Wind benötigt wird, geht es jetzt im nächsten Schritt darum, Ihre Daten zu aktualisieren und zu bereinigen:
- Dubletten prüfen und auflösen,
- Kontaktinformationen auf Tippfehler und Aktualität prüfen,
- unvollständige Daten nacherfassen,
- nicht mehr benötigte Informationen archivieren oder löschen,
- E-Mail-Postfach aufräumen,
- digitalen Mülleimer leeren und temporäre Dateien löschen,
- Regeln zum Löschen von Daten aufstellen und diese möglichst in einen automatisierten Workflow überführen,
- Prozesse und Hilfestellungen zur Datenerfassung dokumentieren und für alle zur Verfügung stellen.
Prozessoptimierung
Neben den Daten ist es sinnvoll, sich auch die aktuellen Prozesse anzuschauen, ob diese noch den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Unnötige Prozesse können ebenfalls entrümpelt werden. Bezüglich der Prozesse können Ihnen die Fragen helfen:
- Ist der Prozess durchgängig oder wird er an irgendeiner Stelle unnötig unterbrochen?
- Ist der Prozess effizient, bringt er einen Mehrwert oder hält er Ihre Mitarbeiter zeitlich nur auf?
- Ist der Prozess mittlerweile überflüssig geworden?
- Wie kann der Prozess durch moderne Tools und Technologien weiter optimiert werden?
- Sind relevante Prozesse, soweit es geht, automatisiert?
- Enthalten die Backup-Prozesse alle relevanten Daten oder sollten diese angepasst werden?
Tools und Technologie
Die meisten Unternehmen benutzen verschiedene Lösungen für unterschiedliche Aufgaben, um jeweils in dem jeweiligen Bereich die bestmöglichen Funktionen nutzen zu können. Sinnvoll ist es, wenn die verschiedenen Lösungen, zum Beispiel die CRM- und die ERP-Lösungen, miteinander optimal verzahnt sind. Neben den Prozessen und Daten ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob bei dem Zusammenspiel der Lösungen es noch Optimierungsbedarf gibt und ob alle Einzellösungen so noch sinnvoll sind. Folgende Fragen können Ihnen in diesem Bereich helfen:
- Sind alle Lösungen, Schnittstellen aktuell oder brauchen einige ein Update? Warum Updates sehr zu empfehlen sind, lesen Sie hier.
- Gibt es neue Funktionalitäten, die Ihnen den Arbeitsalltag weiter erleichtern, die aber noch nicht genutzt werden?
- Gibt es noch Dateninseln, die wichtige Informationen enthalten und lieber in einem zentralen System abgelegt sein sollten?
- Benötigen Sie weitere Module oder Lösungen?
Mitarbeiter motivieren
Es ist toll, wenn Sie das Frühjahr nutzen, Ihre digitale Arbeitswelt zu entstauben und zu entrümpeln. Wie im Haushalt ist der Aufwand für den Frühjahrsputz desto geringer, je häufiger schon innerhalb des Jahres auf Sauberkeit und Ordnung geachtet wird. Für beides braucht es Ihre Mitarbeiter. Daher ist es gut, wenn Sie ihnen die Vorteile einer guten Datenqualität auch für sie selbst von Beginn an vermitteln und sie so für regelmäßige Aufräum- und Reinigungsaktionen gewinnen. Einige Tipps wären zum Beispiel:
- Vereinbaren Sie regelmäßige Aufräum- und Reinigungsaktionen, z. B. an einem festen Tag im Monat. Diese können auch je nach Daten oder Prozessen in ihrer Häufigkeit oder Zeitpunkt variieren und sind vor allem für die relevanten Daten wichtig.
- Definieren und kommunizieren Sie realistische Datenqualitätsziele und wie die Schritte dahin aussehen.
- Benennen Sie Verantwortliche, die sich um eine stetige Prüfung und Verbesserung der Prozesse kümmern.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Daten essenziell für das Unternehmen sind, und zeigen Sie ihnen, wie sie auf Basis einer guten Datenqualität auch relevante Analysen durchführen können.
- Sammeln Sie Anregungen und Vorschläge von ihren Mitarbeitern.
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