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Ein ERP-System und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfüllen grundlegend unterschiedliche Aufgaben: Das ERP steuert und automatisiert Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Warenwirtschaft und Personalwesen, während ein DMS die strukturierte Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten übernimmt. Beide Systeme arbeiten auf Datenbasis, aber mit völlig unterschiedlichen Schwerpunkten. Die folgenden Abschnitte erklären, wo die Unterschiede im Detail liegen und wann ein KMU welches System benötigt.

Welche Kernfunktionen unterscheiden ERP- von DMS-Systemen?

Ein ERP-System steuert operative Geschäftsprozesse: Es plant Ressourcen, verarbeitet Transaktionen und verbindet Abteilungen wie Einkauf, Produktion, Vertrieb und Finanzbuchhaltung in einer zentralen Datenbasis. Ein DMS hingegen konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten, also auf das Erfassen, Speichern, Versionieren und Auffinden von Dateien und Belegen.

Der entscheidende Unterschied liegt im Arbeitsobjekt: Das ERP verarbeitet Daten und Transaktionen, das DMS verwaltet Dokumente und deren Lebenszyklus. Ein ERP erzeugt zum Beispiel eine Rechnung als Datensatz und bucht sie automatisch. Das DMS archiviert dieselbe Rechnung als unveränderliches Dokument, versieht sie mit Metadaten und macht sie revisionssicher auffindbar.

Typische Kernfunktionen im Vergleich:

• ERP: Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung, Personalverwaltung, Controlling, automatisierte Workflows zwischen Abteilungen
• DMS: Dokumentenerfassung und -indexierung, Versionskontrolle, Zugriffsrechte, revisionssichere Archivierung, Volltextsuche, Workflow für Freigabeprozesse

Ein ERP ohne DMS kann Belege zwar erzeugen, aber nicht strukturiert archivieren. Ein DMS ohne ERP kann Dokumente perfekt verwalten, aber keine Geschäftsprozesse steuern. Wer eine durchgängige Digitalisierung anstrebt, sollte daher frühzeitig prüfen, welche ERP-Lösung sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.

Was verwaltet ein DMS, das ein ERP nicht kann?

Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt die revisionssichere, gesetzeskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten aller Art, unabhängig davon, ob sie digital erstellt oder eingescannt wurden. Das umfasst nicht nur strukturierte Daten, sondern auch unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Verträge, Zeichnungen, Fotos und eingescannte Papierdokumente, die ein ERP-System nicht sinnvoll abbilden kann.

Konkret leistet ein DMS Dinge, die außerhalb der Reichweite eines ERP liegen:

• Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden unveränderbar gespeichert und entsprechen den Anforderungen der GoBD und weiterer gesetzlicher Vorgaben.
• Volltextsuche über alle Dokumente: Auch eingescannte Papierbelege lassen sich per OCR durchsuchen.
• Versionsverwaltung: Jede Änderung an einem Dokument wird nachvollziehbar protokolliert.
• Dokumentenbasierte Workflows: Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen, Verträge oder Qualitätsdokumente lassen sich abbilden.
• Verwaltung externer Dokumente: Lieferantenverträge, Zertifikate, Baupläne oder Personalakten, die nicht aus dem ERP stammen, werden zentral verfügbar gemacht.

Kurz gesagt: Wo das ERP Prozesse automatisiert, schafft das DMS Ordnung im Dokumentenchaos und sorgt für Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.

Wann braucht ein Unternehmen beide Systeme gleichzeitig?

Ein Unternehmen benötigt sowohl ein ERP als auch ein DMS, sobald der gesetzliche Aufbewahrungsbedarf, die Dokumentenmenge oder die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit über das hinausgehen, was ein ERP-System allein leisten kann. Das ist in der Praxis bei den meisten mittelständischen Unternehmen ab einer bestimmten Komplexität der Fall.

Typische Auslöser für den gleichzeitigen Einsatz beider Systeme sind:

• Wachsende Dokumentenmengen, die eine strukturierte Ablage und schnelle Auffindbarkeit erfordern
• Gesetzliche Anforderungen, etwa GoBD-konforme Archivierung von Eingangsrechnungen und Geschäftskorrespondenz
• Qualitätsmanagement und Zertifizierungen, bei denen Dokumente wie Prüfberichte, Freigaben oder Arbeitsanweisungen versioniert und revisionssicher vorliegen müssen
• Mehrere Abteilungen, die auf dieselben Dokumente zugreifen, aber unterschiedliche Berechtigungen benötigen
• Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit automatisierten Freigabe-Workflows

Unternehmen, die zum Beispiel mit Sage 100 als ERP arbeiten, profitieren davon, wenn ein DMS direkt an das ERP angebunden ist, sodass Belege aus dem ERP automatisch im DMS archiviert werden.

Wie arbeiten ERP und DMS über Schnittstellen zusammen?

ERP und DMS arbeiten über bidirektionale Schnittstellen zusammen: Das ERP übergibt erzeugte Dokumente wie Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen automatisch ans DMS zur Archivierung, während das DMS dem ERP-Nutzer archivierte Belege direkt im Kontext des jeweiligen Vorgangs anzeigt, ohne das System wechseln zu müssen.

Eine gut konfigurierte Integration zwischen beiden Systemen schafft folgende Vorteile:

• Automatische Archivierung: Jeder im ERP erzeugte Beleg wird ohne manuellen Aufwand im DMS abgelegt und indexiert.
• Kontextbezogener Dokumentenzugriff: Öffnet ein Mitarbeiter im ERP einen Kundenauftrag, sieht er direkt alle zugehörigen Dokumente aus dem DMS, zum Beispiel den Vertrag oder die Korrespondenz.
• Eingangsrechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen werden im ERP erfasst, per Workflow freigegeben und anschließend automatisch ins DMS zur Archivierung übergeben.
• Vermeidung von Doppelarbeit: Stammdaten wie Kunden- oder Lieferantennummern werden einmalig gepflegt und in beiden Systemen genutzt.

Die Qualität der Schnittstelle entscheidet dabei maßgeblich über den Nutzen der Integration. Standardisierte, zertifizierte Schnittstellen sind proprietären Einzellösungen klar vorzuziehen, da sie wartungsärmer und zukunftssicher sind.

So unterstützt Network Concept bei der Auswahl von ERP und DMS

Die Frage, ob ein Unternehmen ein ERP, ein DMS oder beide Systeme benötigt und wie diese sinnvoll zusammenspielen, lässt sich nicht pauschal beantworten. Sie hängt von Branche, Unternehmensgröße, bestehenden Prozessen und gesetzlichen Anforderungen ab.

Network Concept GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von ERP-Lösungen aus einer Hand, mit tiefem Prozessverständnis. Das Leistungsangebot umfasst konkret:

• Analyse der bestehenden Prozesse und Dokumentenflüsse vor jeder Systemempfehlung
• Einführung und Konfiguration von Sage 100 als ERP-Lösung für Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Personalwesen
• Integration zertifizierter Schnittstellen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen ERP und weiteren Systemen
• Schulungen und verlässlicher Support an fünf Tagen pro Woche auch nach dem Going-Live
• Langfristige Begleitung als Partner auf Augenhöhe, nicht als einmaliger Softwarelieferant

Wenn Sie wissen möchten, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, sprechen Sie direkt mit den Experten: Jetzt Kontakt aufnehmen und ein unverbindliches Erstgespräch vereinbaren.

Ein ERP-System skaliert mit dem Unternehmenswachstum, indem es modulare Erweiterungen, flexible Nutzerverwaltung und anpassbare Prozesse ermöglicht, ohne dass ein Systemwechsel notwendig wird. Moderne ERP-Lösungen wie die Sage 100 sind von Grund auf so konzipiert, dass sie mit den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens Schritt halten. Die folgenden Fragen zeigen, worauf es beim Skalieren eines ERP-Systems konkret ankommt.

Welche ERP-Funktionen wachsen automatisch mit dem Unternehmen mit?

Bestimmte ERP-Funktionen sind so konzipiert, dass sie ohne manuelle Eingriffe mit dem Unternehmenswachstum mitwachsen. Dazu gehören vor allem die Benutzerverwaltung, die Mandantenfähigkeit, die automatische Skalierung von Datenvolumen sowie regelbasierte Workflows, die sich auf neue Abteilungen oder Standorte ausweiten lassen.

Buchungskreise, Kostenstellenstrukturen und Berichtsebenen lassen sich erweitern, ohne das bestehende System umzubauen. Auch automatisierte Prozesse wie Rechnungsstellung, Mahnwesen oder Lagerbestandsführung skalieren in der Regel mit, sobald Volumen und Komplexität steigen.

Wichtig ist dabei, dass die Skalierbarkeit nicht nur technisch, sondern auch lizenzrechtlich gegeben ist. Manche ERP-Anbieter beschränken bestimmte Funktionen auf bestimmte Lizenzpakete, sodass Unternehmen beim Wachstum in höhere Preisstufen wechseln müssen. Ein transparentes Lizenzmodell ist deshalb ein entscheidendes Auswahlkriterium.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein skalierbares ERP-System?

Ein skalierbares ERP-System lohnt sich bereits ab einer Unternehmensgröße von wenigen Mitarbeitenden, wenn Prozesse wie Auftragsabwicklung, Lagerhaltung oder Finanzbuchhaltung nicht mehr effizient mit Tabellenkalkulationen oder Insellösungen abgebildet werden können. Der entscheidende Faktor ist nicht die Mitarbeiterzahl allein, sondern die Prozesskomplexität.

Für KMU im Wachstum gilt: Je früher ein durchdachtes ERP-System eingeführt wird, desto geringer sind die späteren Migrationskosten. Wer mit einem skalierbaren System startet, muss bei wachsendem Auftragsvolumen, neuen Produktlinien oder zusätzlichen Standorten nicht neu anfangen. Die Investition zahlt sich langfristig aus, auch wenn die Anfangslizenz höher erscheint als bei einer einfacheren Lösung.

Unternehmen, die bereits heute absehen können, dass sie in den nächsten Jahren stark wachsen werden, sollten von Anfang an auf ein ERP-KMU-wachstumstaugliches System setzen. Ein späterer Systemwechsel ist fast immer teurer und aufwendiger als die initiale Investition in eine zukunftssichere Plattform.

Wie wird ein ERP-System um neue Module oder Nutzer erweitert?

Ein ERP-System wird um neue Module erweitert, indem zusätzliche Funktionspakete aktiviert und in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Neue Nutzer werden über die Benutzerverwaltung angelegt und mit rollenbasierten Zugriffsrechten ausgestattet. Beides ist in modernen ERP-Lösungen ohne Systemunterbrechung möglich.

Die konkrete Vorgehensweise hängt vom jeweiligen System ab. Bei der Sage 100 beispielsweise können Module für Produktion, Personalwesen oder Warenwirtschaft nachträglich hinzugebucht werden. Die bestehenden Daten bleiben dabei erhalten und werden automatisch in den neuen Modulen nutzbar. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber einem Systemwechsel.

• Neue Nutzer: Anlage in der Benutzerverwaltung, Zuweisung von Rollen und Berechtigungen, keine Unterbrechung des laufenden Betriebs
• Neue Module: Aktivierung über den Hersteller oder Partner, Konfiguration auf bestehende Prozesse, Schulung der betroffenen Mitarbeitenden
• Neue Standorte: Einrichtung als Kostenstelle, Mandant oder Buchungskreis, Anbindung an Stammdaten und Reporting-Strukturen

Empfehlenswert ist es, Erweiterungen nicht isoliert zu betrachten, sondern im Rahmen einer Prozessanalyse vorzubereiten. Wer ein neues Modul einführt, ohne vorher die Abläufe zu prüfen, riskiert, ineffiziente Prozesse digital fortzuschreiben, statt sie zu verbessern.

Was passiert mit ERP-Daten und -Prozessen bei einer Unternehmensübernahme oder Fusion?

Bei einer Unternehmensübernahme oder Fusion müssen ERP-Daten und -Prozesse aus zwei oder mehr Systemen zusammengeführt oder migriert werden. Wie aufwendig das ist, hängt davon ab, ob beide Unternehmen dasselbe ERP-System nutzen, wie sauber die Datenbasis ist und wie kompatibel die Prozessstrukturen sind.

Im günstigsten Fall nutzen beide Unternehmen dieselbe ERP-Plattform. Dann lassen sich Mandanten zusammenführen, Stammdaten konsolidieren und Buchungskreise neu strukturieren, ohne das System zu wechseln. Nutzen die Unternehmen unterschiedliche Systeme, ist eine Datenmigration notwendig, die sorgfältig geplant werden muss.

Kritische Punkte bei einer ERP-Datenmigration im Fusionskontext sind:

• Dubletten in Kunden- und Lieferantenstammdaten erkennen und bereinigen
• Unterschiedliche Kontenrahmen und Buchungslogiken harmonisieren
• Offene Vorgänge wie Bestellungen, Rechnungen und Projekte korrekt übertragen
• Historische Daten für Reporting und Compliance sichern

Ein skalierbares ERP-System mit klar dokumentierten Schnittstellen erleichtert diesen Prozess erheblich, weil Daten strukturiert exportiert und importiert werden können.

Wie verhindert man, dass ein ERP-System zum Wachstumsbremser wird?

Ein ERP-System wird zum Wachstumsbremser, wenn es technisch veraltet ist, nicht erweitert werden kann oder so stark individuell angepasst wurde, dass Updates nicht mehr eingespielt werden können. Das lässt sich durch eine vorausschauende Systemauswahl, regelmäßige Updates und eine saubere Anpassungsstrategie verhindern.

Häufige Ursachen dafür, dass ein ERP-System das Wachstum bremst, statt es zu fördern:

• Zu viele Individualentwicklungen: Wer das System stark anpasst, riskiert, dass spätere Updates nicht mehr kompatibel sind
• Fehlende Dokumentation: Prozesse, die nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender existieren, lassen sich im System nicht abbilden
• Veraltete Lizenzen: Wer nicht regelmäßig aktualisiert, verliert den Anschluss an neue Funktionen und Sicherheitsstandards
• Mangelnde Schulung: Mitarbeitende, die das System nicht vollständig nutzen, arbeiten an seinen Möglichkeiten vorbei

Die beste Vorbeugung ist ein ERP-Partner, der nicht nur die Software liefert, sondern das Unternehmen langfristig begleitet. Regelmäßige Systemreviews, bei denen Prozesse und Konfigurationen auf Aktualität geprüft werden, sind genauso wichtig wie das initiale Setup.

Welche Rolle spielt die CRM-ERP-Integration beim Skalieren?

Die Integration von CRM und ERP ist beim Skalieren eines Unternehmens einer der wichtigsten Hebel für Effizienz. Wenn Vertriebsdaten aus dem CRM direkt in die ERP-Auftragsabwicklung fließen und umgekehrt Lieferstatus oder Rechnungsdaten im CRM sichtbar sind, entfällt doppelte Datenpflege, und Fehlerquellen werden eliminiert.

Ohne eine durchdachte CRM-ERP-Integration entstehen beim Wachstum typische Probleme: Vertrieb und Buchhaltung arbeiten mit unterschiedlichen Datenständen, Kundenanfragen können nicht vollständig beantwortet werden, und manuelle Übertragungen zwischen Systemen kosten Zeit und erzeugen Fehler. Je mehr Transaktionen ein Unternehmen abwickelt, desto stärker wirken sich diese Reibungsverluste aus.

Eine tiefe Integration bedeutet konkret:

• Angebote aus dem CRM werden direkt in ERP-Aufträge umgewandelt
• Kundenstammdaten werden nur einmal gepflegt und in beiden Systemen genutzt
• Zahlungsstatus und Lieferinformationen sind im CRM für den Vertrieb sichtbar
• Auswertungen und Berichte nutzen Daten aus beiden Systemen ohne manuelle Zusammenführung

Gerade für wachsende KMU wird die Frage der Systemintegration oft unterschätzt. Wer von Anfang an auf eine Gesamtlösung setzt, vermeidet spätere Schnittstellenprojekte, die teuer und riskant sind.

So unterstützt Network Concept beim Skalieren Ihres ERP-Systems

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihr ERP-System mithalten soll, brauchen Sie mehr als nur eine Softwarelizenz. Network Concept GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von CRM- und ERP-Lösungen aus einer Hand, mit tiefem Prozessverständnis. Das bedeutet konkret:

• Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, bevor eine Lösung empfohlen wird
• Einführung und Konfiguration der Sage 100 als skalierbares ERP-System für KMU
• Tiefe Integration von CAS genesisWorld (CRM) und Sage 100 (ERP) über zertifizierte Schnittstellen
• Erweiterung bestehender Systeme um neue Module, Nutzer oder Standorte
• Langfristige Begleitung nach dem Going-Live mit Schulungen und verlässlichem Support

Network Concept steht Ihnen dabei nicht als reiner Softwarelieferant zur Seite, sondern als langfristiger Partner auf Augenhöhe. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr ERP-System skalierbar aufgestellt werden kann, nehmen Sie Kontakt auf und schildern Sie uns Ihre Situation.

Den Erfolg eines ERP-Systems misst man anhand konkreter Kennzahlen (KPIs), die vor der Einführung definiert werden sollten: Prozessgeschwindigkeit, Fehlerquoten, Durchlaufzeiten und der Return on Investment (ROI) sind die wichtigsten Messgrößen. Entscheidend ist, dass Sie Ausgangswerte vor der Einführung erheben, damit ein echter Vorher-Nachher-Vergleich möglich ist. Die folgenden Abschnitte beantworten die häufigsten Fragen rund um die ERP-Erfolgsmessung.

Woran erkennt man, dass eine ERP-Einführung erfolgreich war?

Eine ERP-Einführung war erfolgreich, wenn die definierten Projektziele erreicht wurden, die Mitarbeitenden das System aktiv nutzen und messbare Verbesserungen in den Geschäftsprozessen sichtbar sind. Konkret zeigt sich Erfolg daran, dass manuelle Doppelarbeit abnimmt, Auswertungen schneller verfügbar sind und Entscheidungen auf einer besseren Datenbasis getroffen werden.

In der Praxis lassen sich drei Kernbereiche beobachten, in denen sich ein gelungener ERP-Einsatz bemerkbar macht:

• Prozesseffizienz: Aufgaben, die früher Stunden dauerten, werden in Minuten erledigt. Bestellprozesse, Rechnungsläufe und Bestandsabfragen laufen schneller und mit weniger Fehlern.
• Datentransparenz: Alle relevanten Abteilungen greifen auf dieselben, aktuellen Daten zu. Informationssilos zwischen Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung werden aufgelöst.
• Nutzerakzeptanz: Die Belegschaft arbeitet täglich mit dem System, statt es zu umgehen. Das ist ein verlässlicher Indikator dafür, dass das System zum Arbeitsalltag passt.

Wichtig: Erfolg ist kein Zustand, der sich unmittelbar nach dem Going-Live einstellt. Erfahrungsgemäß entfalten ERP-Systeme ihr volles Potenzial erst nach einer Einarbeitungsphase von mehreren Monaten.

Welche KPIs eignen sich zur Bewertung eines ERP-Systems?

Geeignete ERP-KPIs sind messbare Größen, die direkt mit den Zielen der Einführung verknüpft sind. Typische Kennzahlen umfassen Durchlaufzeiten, Fehlerquoten in der Dateneingabe, Lagerumschlagshäufigkeit, Rechnungsverarbeitungszeit und die Termintreue bei Lieferungen. Welche ERP-Kennzahlen relevant sind, hängt von der Branche und den Unternehmenszielen ab.

Eine strukturierte Auswahl von KPIs lässt sich in vier Kategorien einteilen:

• Operative Effizienz: Wie lange dauert ein Prozess vom Auftrag bis zur Lieferung? Wie viele Buchungsfehler entstehen pro Monat?
• Finanzielle Kennzahlen: Wie entwickeln sich die Kosten pro Transaktion? Wie schnell werden offene Posten abgebaut?
• Datenqualität: Wie hoch ist die Quote vollständiger und korrekter Datensätze? Gibt es noch Medienbrüche oder manuelle Übertragungen?
• Mitarbeiterzufriedenheit: Wie bewerten die Nutzerinnen und Nutzer die Benutzerfreundlichkeit? Wie oft werden Supportanfragen gestellt?

Empfehlenswert ist es, bereits vor der ERP-Einführung Ausgangswerte zu dokumentieren. Nur so lässt sich später belastbar zeigen, welchen Beitrag das System geleistet hat.

Wie berechnet man den ROI einer ERP-Einführung?

Den ERP-ROI berechnet man, indem man den messbaren Nutzen des Systems (eingesparte Kosten, Effizienzgewinne, vermiedene Fehler) den Gesamtkosten der Einführung und des Betriebs gegenüberstellt. Die Formel lautet: ROI = (Nutzen minus Kosten) geteilt durch Kosten, multipliziert mit 100.

Auf der Kostenseite fließen ein: Lizenzkosten, Implementierungsaufwand, Schulungskosten, interne Projektzeit sowie laufende Wartungs- und Supportkosten. Auf der Nutzenseite stehen: reduzierter Personalaufwand durch Automatisierung, niedrigere Fehlerkosten, schnellere Rechnungsstellung, optimierte Lagerbestände und eine bessere Planungsgrundlage.

Ein realistischer ERP-ROI lässt sich meist erst nach zwölf bis 24 Monaten vollständig beziffern, da Effizienzgewinne oft schrittweise eintreten. Unternehmen, die ihren ROI zu früh messen, unterschätzen häufig den langfristigen Mehrwert einer durchdachten ERP-Lösung.

Was sind typische Zeichen dafür, dass ein ERP-System nicht richtig funktioniert?

Typische Warnsignale, dass ein ERP-System nicht richtig funktioniert, sind: Mitarbeitende führen Prozesse außerhalb des Systems in Excel oder per E-Mail weiter, Daten stimmen zwischen Abteilungen nicht überein, und Auswertungen liefern widersprüchliche Ergebnisse. Diese Symptome deuten auf Akzeptanzprobleme, fehlerhafte Konfiguration oder unzureichende Schulung hin.

Weitere konkrete Warnsignale sind:

• Das System wird als langsam oder umständlich wahrgenommen und aktiv gemieden.
• Stammdaten sind unvollständig oder veraltet, weil die Pflege als zu aufwendig gilt.
• Abteilungen pflegen parallele Datenhaltung, weil sie dem System nicht vertrauen.
• Berichte müssen manuell nachbearbeitet werden, bevor sie verwendbar sind.
• Der Support wird überdurchschnittlich häufig kontaktiert, ohne dass Probleme nachhaltig gelöst werden.

Wichtig ist: Diese Zeichen sind keine Urteile über das ERP-Produkt selbst. Sie entstehen oft durch eine unzureichende Einführung, fehlende Prozessanalyse im Vorfeld oder mangelnde Begleitung nach dem Going-Live. Eine ehrliche Bestandsaufnahme und gezielte Nachoptimierung können in vielen Fällen die Situation deutlich verbessern.

Wie oft sollte man die ERP-Performance überprüfen?

Die ERP-Performance sollte mindestens einmal pro Quartal anhand definierter KPIs überprüft werden. Unmittelbar nach der Einführung empfiehlt sich eine monatliche Kontrolle, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können. Im laufenden Betrieb reicht eine vierteljährliche ERP-Bewertung, ergänzt durch eine umfassende Jahresanalyse.

Ein strukturierter Review-Zyklus könnte so aussehen:

1. Monatlich (erste sechs Monate): Nutzungsquoten, Supportanfragen, Datenfehler und erste Prozessverbesserungen prüfen.
2. Quartalsweise: KPI-Vergleich mit den Ausgangswerten, Feedback der Schlüsselnutzer einholen, offene Optimierungsbedarfe identifizieren.
3. Jährlich: Strategische Bewertung: Entspricht das System noch den Unternehmensanforderungen? Sind neue Module oder Anpassungen sinnvoll?

Regelmäßige Überprüfungen sind besonders wichtig, wenn das Unternehmen wächst, neue Geschäftsfelder erschlossen werden oder sich gesetzliche Anforderungen ändern. Ein ERP-System ist kein statisches Werkzeug, sondern sollte mit dem Unternehmen mitwachsen. Unternehmen, die dabei auf einen erfahrenen Partner setzen möchten, finden bei Network Concept die passende Unterstützung für eine nachhaltige ERP-Strategie.

Welche Rolle spielt die Nutzerakzeptanz für den ERP-Erfolg?

Die Nutzerakzeptanz ist einer der entscheidenden Faktoren für den ERP-Einführungserfolg. Ein technisch einwandfreies System scheitert in der Praxis, wenn die Mitarbeitenden es nicht annehmen. Fehlende Akzeptanz führt zu Parallelstrukturen, Datenfehlern und letztlich dazu, dass der angestrebte Nutzen nicht eintritt.

Nutzerakzeptanz entsteht nicht von allein. Sie ist das Ergebnis gezielter Maßnahmen:

• Frühzeitige Einbindung: Wer das System später nutzt, sollte bei der Anforderungsanalyse mitreden. Mitarbeitende, die sich gehört fühlen, sind offener für Veränderungen.
• Praxisnahe Schulungen: Generische Produktschulungen reichen nicht aus. Die Schulungsinhalte sollten an den tatsächlichen Arbeitsprozessen der jeweiligen Abteilung ausgerichtet sein.
• Klare Kommunikation: Warum wird das neue System eingeführt? Was ändert sich für wen? Transparenz reduziert Unsicherheit und Widerstand.
• Support nach dem Going-Live: Die ersten Wochen nach der Einführung sind entscheidend. Schnelle Hilfe bei Fragen und Problemen verhindert Frust und Rückfall in alte Gewohnheiten.

Unternehmen, die in Nutzerakzeptanz investieren, erzielen nachweislich schneller messbare Ergebnisse. Die technische Einführung ist der einfachere Teil, die menschliche Seite des Wandels ist die eigentliche Herausforderung.

So unterstützt Network Concept bei der ERP-Erfolgsmessung

Eine fundierte Erfolgsmessung beginnt nicht nach dem Going-Live, sondern bereits in der Planungsphase. Network Concept GmbH begleitet mittelständische Unternehmen dabei, von Anfang an die richtigen Weichen zu stellen:

• Prozessanalyse vor der Einführung: Gemeinsam werden Ausgangswerte und Zielgrößen definiert, damit der Erfolg später messbar ist.
• Einführung von Sage 100: Als Sage Business Partner Gold implementiert Network Concept die ERP-Lösung passgenau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens.
• Integration mit CRM: Sage 100 und CAS genesisWorld sind tief miteinander verknüpft, sodass Vertrieb, Buchhaltung und Management auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.
• Schulung und Support: Intensive Schulungen sowie verlässlicher Support an fünf Tagen pro Woche stellen sicher, dass Nutzerakzeptanz und Systemperformance langfristig erhalten bleiben.
• Langfristige Partnerschaft: Auch nach dem Going-Live bleibt Network Concept Ansprechpartner für Optimierungen, Erweiterungen und strategische Fragen.

Network Concept GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von CRM- und ERP-Lösungen aus einer Hand, mit tiefem Prozessverständnis. Wenn Sie wissen möchten, wie eine strukturierte ERP-Einführung in Ihrem Unternehmen aussehen kann, nehmen Sie Kontakt auf und sprechen Sie mit unseren Beraterinnen und Beratern.

ERP und SCM sind zwei unterschiedliche Kategorien von Unternehmenssoftware: Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) verwaltet die internen Ressourcen und Geschäftsprozesse eines Unternehmens, während SCM-Software (Supply Chain Management) die unternehmensübergreifenden Lieferkettenprozesse plant und steuert. Der entscheidende Unterschied liegt im Fokus: ERP schaut nach innen, SCM nach außen. Die folgenden Abschnitte erklären, was jedes System konkret leistet, wo sich beide überschneiden und wann eine Kombination sinnvoll ist.

Welche Aufgaben übernimmt ein ERP-System im Unternehmen?

Ein ERP-System übernimmt die zentrale Steuerung und Verwaltung aller wesentlichen internen Geschäftsprozesse. Es bündelt Daten aus Bereichen wie Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Produktion in einer einzigen Plattform und stellt sicher, dass Informationen unternehmensweit konsistent und aktuell sind.

Der Kern eines ERP-Systems ist die gemeinsame Datenbasis: Statt isolierter Insellösungen, die nicht miteinander kommunizieren, arbeiten alle Abteilungen mit denselben Informationen. Das reduziert Fehler, vermeidet Doppelpflege und schafft Transparenz über den gesamten Betrieb.

Typische Aufgaben, die ein ERP-System abdeckt:

• Finanzbuchhaltung und Controlling: Buchführung, Kostenrechnung, Liquiditätsplanung und Reporting
• Warenwirtschaft: Lagerbestände, Bestellwesen, Lieferantenmanagement und Rechnungsstellung
• Produktion: Fertigungsplanung, Stücklisten, Kapazitätssteuerung und Qualitätssicherung
• Personalwesen: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Personalplanung
• Auftragsabwicklung: Vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung und Auslieferung

Ein ERP-System wie Sage 100 ist damit das operative Rückgrat eines Unternehmens. Es sorgt dafür, dass die internen Abläufe reibungslos funktionieren und alle relevanten Zahlen und Prozesse an einem Ort zusammenlaufen.

Was umfasst Supply Chain Management konkret?

Supply Chain Management umfasst die Planung, Steuerung und Optimierung aller Prozesse entlang der Lieferkette, von der Beschaffung von Rohstoffen über die Produktion bis zur Auslieferung an den Endkunden. SCM denkt dabei über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus und bezieht Lieferanten, Logistikdienstleister und Handelspartner aktiv in die Planung ein.

Während ein ERP-System primär die eigenen Ressourcen verwaltet, geht SCM einen Schritt weiter: Es koordiniert das Zusammenspiel mehrerer Akteure in einem Netzwerk. Das Ziel ist es, Lieferzeiten zu verkürzen, Lagerkosten zu senken, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Versorgungssicherheit zu erhöhen.

Konkrete Aufgabenbereiche im Supply Chain Management sind:

• Beschaffungsplanung: Bedarfsprognosen, Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement
• Logistiksteuerung: Transportplanung, Routenoptimierung und Frachtmanagement
• Bestandsoptimierung: Sicherheitsbestände, Nachschubstrategien und Lagerstandortplanung
• Risikoanalyse: Identifikation von Abhängigkeiten und Entwicklung von Ausweichstrategien
• Lieferantenkoordination: Datenaustausch, Lieferabrufe und gemeinsame Qualitätssicherung

SCM-Software ist besonders für Unternehmen relevant, die in komplexen, internationalen Lieferketten agieren oder deren Geschäftserfolg stark von einer zuverlässigen Versorgung mit Materialien und Komponenten abhängt.

Wo überschneiden sich ERP und SCM funktional?

ERP und SCM überschneiden sich vor allem in den Bereichen Lagerhaltung, Einkauf und Produktionsplanung. Moderne ERP-Systeme enthalten bereits grundlegende SCM-Funktionen, während spezialisierte SCM-Lösungen auf die Daten des ERP-Systems angewiesen sind, um sinnvoll arbeiten zu können.

In der Praxis bedeutet das: Die Grenze zwischen beiden Systemen ist fließend. Ein ERP-System verwaltet Lagerbestände und löst Bestellungen aus, sobald Mindestmengen unterschritten werden. Das ist bereits eine einfache Form des Supply Chain Managements. Umgekehrt braucht eine SCM-Software Echtzeitinformationen über Bestände, Aufträge und Kapazitäten, die typischerweise im ERP-System liegen.

Die wichtigsten Überschneidungsbereiche:

• Beschaffung und Einkauf: Beide Systeme verwalten Lieferanten, Bestellungen und Wareneingänge
• Lagermanagement: Bestandsführung, Warenbewegungen und Inventur sind in beiden Systemen relevant
• Produktionsplanung: ERP plant Fertigungsaufträge, SCM koordiniert die dafür nötigen Materialflüsse
• Bedarfsplanung: Absatzprognosen fließen sowohl in die ERP-Produktionssteuerung als auch in die SCM-Beschaffungsplanung ein

Diese Überschneidungen sind der Grund, warum viele Unternehmen zunächst unsicher sind, ob sie überhaupt eine separate SCM-Lösung benötigen oder ob das ERP-System ausreicht.

Wann reicht ein ERP-System aus – und wann braucht man zusätzlich SCM-Software?

Ein ERP-System reicht aus, wenn die Lieferkette überschaubar ist, hauptsächlich interne Prozesse gesteuert werden und keine komplexe, unternehmensübergreifende Koordination notwendig ist. Sobald jedoch mehrere externe Partner, internationale Lieferketten oder stark schwankende Bedarfe ins Spiel kommen, stößt ein reines ERP-System an seine Grenzen.

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen deckt ein gut konfiguriertes ERP-System die wesentlichen Lieferkettenanforderungen vollständig ab. Die integrierten Einkaufs-, Lager- und Produktionsmodule sind für standardisierte Abläufe leistungsfähig genug. Wer gezielt nach einer passenden ERP-Lösung sucht, sollte dabei stets die eigene Lieferkettenkomplexität als zentrales Auswahlkriterium heranziehen.

Eine spezialisierte SCM-Software wird sinnvoll, wenn:

• die Lieferkette mehrere Stufen mit verschiedenen Lieferanten und Logistikpartnern umfasst
• Bedarfsschwankungen präzise vorhergesagt und automatisch in Bestellstrategien übersetzt werden müssen
• Echtzeit-Transparenz über den gesamten Warenfluss von der Quelle bis zum Kunden erforderlich ist
• internationale Beschaffung mit unterschiedlichen Lieferzeiten, Währungen und Zollvorschriften koordiniert werden muss
• Risikomanagement für Lieferausfälle und Engpässe systematisch betrieben werden soll

Die entscheidende Frage ist nicht, ob ein Unternehmen groß genug für SCM-Software ist, sondern wie komplex seine externen Abhängigkeiten sind. Ein mittelständischer Hersteller mit drei Zulieferern kommt mit einem guten ERP-System gut aus. Ein Unternehmen mit einem globalen Beschaffungsnetzwerk und Just-in-Time-Anforderungen profitiert dagegen erheblich von einer dedizierten SCM-Lösung.

Wie lassen sich ERP- und SCM-Systeme miteinander integrieren?

ERP- und SCM-Systeme lassen sich über standardisierte Schnittstellen, API-Verbindungen oder Middleware-Plattformen integrieren. Eine gelungene Integration sorgt dafür, dass Bestandsdaten, Aufträge und Prognosen in Echtzeit zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden, ohne dass Mitarbeiter Daten manuell übertragen müssen.

Die technische Basis für eine Integration bilden heute meist REST-APIs oder EDI-Schnittstellen (Electronic Data Interchange). Viele ERP-Anbieter stellen zertifizierte Konnektoren für gängige SCM-Lösungen bereit, was den Integrationsaufwand deutlich reduziert.

Datenaustausch als Grundlage der Integration

Damit beide Systeme sinnvoll zusammenarbeiten, müssen bestimmte Datenkategorien bidirektional fließen: Bestandsinformationen aus dem ERP-System fließen in die SCM-Bedarfsplanung, während Bestellvorschläge und Liefertermine aus dem SCM zurück ins ERP übertragen werden. Aufträge, Lieferavise und Rechnungen müssen synchronisiert sein, damit keine Informationslücken entstehen.

Typische Herausforderungen bei der Integration

In der Praxis sind unterschiedliche Datenmodelle, inkonsistente Stammdaten und historisch gewachsene Systemlandschaften die häufigsten Hindernisse. Bevor technische Schnittstellen implementiert werden, sollten Unternehmen deshalb ihre Prozesse analysieren und klären, welche Daten wann und in welcher Richtung ausgetauscht werden müssen. Eine sorgfältige Vorbereitung spart erheblichen Aufwand bei der späteren Implementierung und vermeidet teure Nacharbeiten.

Besonders wichtig ist die Frage der Datenpflege: Werden Stammdaten wie Artikelnummern, Lieferantendaten und Lagerstandorte in beiden Systemen konsistent gehalten, funktioniert die Integration reibungslos. Gibt es hier Abweichungen, entstehen schnell Fehler, die sich durch die gesamte Lieferkette ziehen.

So unterstützt Network Concept bei der ERP-Auswahl und -Integration

Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, ob Ihr bestehendes ERP-System ausreicht oder ob Sie zusätzliche Lösungen für Ihre Lieferkette benötigen, ist eine fundierte Prozessanalyse der richtige erste Schritt. Network Concept GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von ERP-Lösungen aus einer Hand, mit tiefem Prozessverständnis.

Konkret bedeutet das:

• Prozessanalyse vor der Softwareauswahl: Erst werden Ihre bestehenden Abläufe in Einkauf, Lager, Produktion und Vertrieb analysiert, bevor eine Lösung empfohlen wird
• ERP-Implementierung mit Sage 100: Als Sage Business Partner Gold begleitet Network Concept die vollständige Einführung inklusive Datenmigration, Konfiguration und Schulung
• Schnittstellenkompetenz: Mit inhouse zertifizierten Schnittstellen verbindet Network Concept ERP- und CRM-Systeme zu einer durchgängigen Gesamtlösung, in der Daten sinnvoll ausgetauscht werden
• Langfristige Begleitung: Von der Konzeption über das Going-Live bis zum laufenden Support an fünf Tagen pro Woche steht Network Concept als verlässlicher Partner zur Seite

Möchten Sie wissen, ob Ihre aktuelle Systemlandschaft für Ihre Anforderungen ausreicht oder wo Optimierungspotenzial liegt? Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.

Ein ERP-System verändert die Zusammenarbeit im Team grundlegend: Es ersetzt isolierte Insellösungen durch eine gemeinsame Datenbasis, auf die alle Abteilungen in Echtzeit zugreifen. Statt Informationen per E-Mail weiterzuleiten oder Tabellen manuell abzugleichen, arbeiten Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Produktion auf demselben Stand. Die folgenden Fragen zeigen, was sich konkret ändert, welche Herausforderungen entstehen und wann sich die Investition wirklich lohnt.

Welche konkreten Abläufe im Team verändert ein ERP-System?

Ein ERP-System verändert vor allem jene Abläufe, die bisher über mehrere Systeme, Tabellen oder manuelle Übergaben liefen. Bestellungen, Rechnungen und Lagerbestände werden in einer zentralen Plattform abgebildet. Das bedeutet: Jeder Mitarbeitende sieht denselben aktuellen Stand, ohne auf Rückmeldungen anderer Abteilungen warten zu müssen.

Konkret betrifft das unter anderem folgende Abläufe:

• Auftragsverarbeitung: Eingehende Aufträge werden direkt im System erfasst und lösen automatisch Folgeschritte in Lager, Produktion und Buchhaltung aus.
• Rechnungswesen: Buchhalter greifen direkt auf Lieferscheine und Bestelldaten zu, ohne Daten manuell übertragen zu müssen.
• Warenwirtschaft: Lagerbestände werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Einkauf und Vertrieb stets auf valide Zahlen zugreifen können.

Das Ergebnis ist weniger manuelle Doppelarbeit und weniger Fehlerquellen. Teams, die früher auf Zuruf oder per E-Mail koordiniert haben, arbeiten nach der Einführung einer ERP Software prozessgesteuert und nachvollziehbar.

Wie verbessert ein ERP-System die abteilungsübergreifende Kommunikation?

Ein ERP-System verbessert die abteilungsübergreifende Kommunikation, indem es eine einzige Quelle der Wahrheit schafft. Anstatt dass jede Abteilung ihre eigenen Datensilos pflegt, greifen alle auf denselben Datensatz zu. Missverständnisse entstehen seltener, weil Informationen nicht mehr interpretiert oder weitergegeben werden müssen, sondern direkt im System sichtbar sind.

Besonders spürbar ist das an den Schnittstellen zwischen Vertrieb und Buchhaltung: Ein Vertriebsmitarbeitender sieht direkt, ob eine Rechnung offen ist oder ein Kunde ein Zahlungslimit überschritten hat. Die Buchhaltung muss nicht mehr nachfragen, ob ein Auftrag bestätigt wurde. Diese direkte Transparenz reduziert nicht nur den Kommunikationsaufwand, sondern stärkt auch das gegenseitige Verständnis für die Arbeit anderer Bereiche.

Darüber hinaus ermöglichen moderne ERP-Lösungen wie Sage 100 eine rollenbasierte Ansicht: Jede Abteilung sieht die für sie relevanten Informationen, ohne von irrelevanten Daten überflutet zu werden. Das schafft Übersichtlichkeit und fördert fokussierte, sachliche Abstimmungen.

Was passiert mit Verantwortlichkeiten und Rollen nach der ERP-Einführung?

Nach der ERP-Einführung werden Verantwortlichkeiten klarer und verbindlicher. Wer im System eine Aufgabe übernimmt, hinterlässt eine nachvollziehbare Spur. Das schafft Verbindlichkeit, kann aber auch zu Unsicherheiten führen, wenn Rollen bisher informell oder unscharf definiert waren.

In vielen mittelständischen Unternehmen zeigt die ERP-Einführung erstmals deutlich, wie Prozesse tatsächlich laufen, nicht wie sie auf dem Papier stehen. Das kann bedeuten:

• Aufgaben, die bisher eine Person „nebenbei“ erledigte, werden als eigenständige Rolle sichtbar.
• Doppelte Zuständigkeiten fallen auf und müssen bereinigt werden.
• Genehmigungsprozesse werden formalisiert und im System abgebildet.

Das ist keine Schwäche des Systems, sondern ein Mehrwert: Prozessoptimierung beginnt mit Klarheit. Unternehmen, die diesen Schritt bewusst angehen und ihre Rollen vor der Einführung überdenken, profitieren langfristig deutlich stärker von ihrer ERP-Lösung.

Welche Herausforderungen entstehen bei der Teamarbeit während der ERP-Einführung?

Die größten Herausforderungen bei der Teamarbeit während einer ERP-Einführung entstehen nicht durch die Software selbst, sondern durch den Wandel, den sie begleitet. Mitarbeitende müssen neue Abläufe erlernen, alte Gewohnheiten ablegen und sich auf veränderte Zuständigkeiten einstellen. Das erzeugt in fast jedem Projekt eine Phase der Unsicherheit.

Widerstand im Team

Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass das neue System ihnen Kontrolle nimmt oder ihre Arbeit überflüssig macht, entsteht Widerstand. Dieser ist menschlich und vorhersehbar. Entscheidend ist, wie das Unternehmen damit umgeht: Wer die Belegschaft frühzeitig einbindet, Fragen ernst nimmt und den Nutzen für den einzelnen Arbeitsplatz erklärt, reduziert diesen Widerstand erheblich.

Parallelbetrieb und Doppelarbeit

In der Übergangsphase laufen oft das alte und das neue System gleichzeitig. Das bedeutet temporär mehr Aufwand, nicht weniger. Teams, die darauf nicht vorbereitet sind, erleben diese Phase als besonders belastend. Eine klare Zeitplanung und realistische Erwartungen sind hier entscheidend, ebenso wie ein erfahrener Einführungspartner, der den Prozess strukturiert begleitet.

Wie lange dauert es, bis ein Team von einem ERP-System wirklich profitiert?

In der Regel profitiert ein Team spürbar von einem ERP-System nach drei bis sechs Monaten produktivem Betrieb. Die ersten Wochen nach dem Going-Live sind meist von Eingewöhnung und Anpassung geprägt. Erst wenn die neuen Abläufe zur Routine geworden sind, zeigt sich der eigentliche Effizienzgewinn.

Wie schnell ein Team den Wendepunkt erreicht, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Qualität der Schulungen: Gut geschulte Mitarbeitende arbeiten schneller produktiv als solche, die sich das System selbst erschließen müssen.
• Passgenauigkeit der Konfiguration: Ein ERP-System, das auf die tatsächlichen Prozesse des Unternehmens zugeschnitten ist, erfordert weniger Umgewöhnung.
• Begleitung nach dem Going-Live: Unternehmen, die nach der Einführung weiterhin Unterstützung erhalten, lösen Probleme schneller und fallen nicht in alte Muster zurück.

Langfristig, also nach einem bis zwei Jahren, zeigen sich die tiefergehenden Vorteile: bessere Auswertungen, fundierte Unternehmenssteuerung und eine deutlich stabilere Zusammenarbeit im Team.

Wann lohnt sich ein ERP-System für ein mittelständisches Unternehmen?

Ein ERP-System lohnt sich für ein mittelständisches Unternehmen, wenn manuelle Prozesse, Datenpflege in mehreren Systemen oder fehlende Transparenz zu spürbaren Reibungsverlusten führen. Das ist kein Schwellenwert nach Mitarbeiterzahl oder Umsatz, sondern eine Frage der Komplexität der Geschäftsprozesse.

Typische Signale, dass ein KMU reif für ein ERP-System ist:

• Daten werden in mehreren Tabellen oder Systemen gepflegt und stimmen regelmäßig nicht überein.
• Abteilungen arbeiten weitgehend unabhängig voneinander und koordinieren sich aufwendig per E-Mail oder Telefon.
• Auswertungen und Berichte kosten unverhältnismäßig viel Zeit, weil Daten erst zusammengeführt werden müssen.
• Wachstum ist geplant, aber die bestehenden Prozesse skalieren nicht mit.

Wichtig ist dabei: Ein ERP-System ist kein Allheilmittel. Es entfaltet seinen vollen Nutzen nur dann, wenn die Einführung sorgfältig vorbereitet wird, die Prozesse vorher analysiert wurden und die Lösung wirklich zum Unternehmen passt. Wer hier spart, zahlt später drauf. Eine langfristig durchdachte Lösung ist nachhaltiger als eine schnell implementierte Standardsoftware, die später aufwendig angepasst werden muss.

Wie Network Concept bei der ERP-Einführung unterstützt

Network Concept GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von ERP-Lösungen aus einer Hand, mit tiefem Prozessverständnis. Das Angebot umfasst konkret:

• Prozessanalyse vor der Softwareauswahl: Bevor eine Empfehlung ausgesprochen wird, werden die bestehenden Abläufe im Unternehmen analysiert. So entsteht eine Lösung, die wirklich passt, keine Standardkonfiguration von der Stange.
• Einführung von Sage 100: Als Sage Business Partner Gold begleitet Network Concept die vollständige Implementierung der ERP-Lösung, von der Konfiguration bis zum Going-Live.
• Integration mit CRM: Einzigartig im Markt ist die tiefe Verknüpfung von Sage 100 mit der CRM-Lösung CAS genesisWorld über zertifizierte Schnittstellen. Vertrieb und Buchhaltung arbeiten so auf einer gemeinsamen Datenbasis.
• Schulungen und Support: Intensive Schulungen und verlässlicher Support an fünf Tagen pro Woche stellen sicher, dass Ihr Team auch nach dem Going-Live sicher mit dem System arbeitet.

Wenn Sie prüfen möchten, ob ein ERP-System die richtige nächste Stufe für Ihr Unternehmen ist, nehmen Sie Kontakt mit Network Concept auf und schildern Sie Ihre aktuelle Situation. Das erste Gespräch ist unverbindlich und lösungsorientiert.