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elektronische Rechnung wird Pflicht
ab 01.01.2025
Zurzeit sind Abrechnungen per elektronischer Rechnung, sogenannte E-Rechnung, möglich, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zugestimmt hat. Dies wird sich zum 1. Januar 2025 für alle deutschen B2B-Geschäfte (leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland bzw. Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig) ändern:
Ab diesem Zeitpunkt ist der Rechnungsempfang per elektronischer Rechnung für diese Geschäfte verpflichtend (gemäß EN 16931).
Begriff elektronische Rechnung
In diesem Zusammenhang wird die Definition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ angepasst. In Zukunft wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Laut der Definition sind E-Rechnungen Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dabei muss das gewählte Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen.
Rechnungsformat
Das strukturierte elektronische Format kann auch zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden, allerdings müssen sich dann die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in einem solchen Format extrahieren lassen, dass dies doch wieder der europäischen Norm entspricht oder auf jeden Fall mit dieser interoperabel ist. Wird diese Voraussetzung erfüllt, sind z. B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen zulässig. Entscheidend ist also die Einhaltung und Interoperabilität der europäischen Norm (RL 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN 16931). Insofern gilt ab 2025 eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung.
Laut dem Schreiben des Bundesministerium für Finanzen (BMF) vom 2. Oktober 2023 wurde ausdrücklich bestätigt, dass XRechnung oder auch das hybride ZUGFeRD-Format die Formatanforderungen erfüllen.
Ausnahmen von dieser Regelung bestehen für
- Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV,
- für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV sowie
- Rechnungen an Endverbraucher.
Rechnungsempfang
Wenn inländische unternehmerische Rechnungsempfänger E-Rechnungen erhalten, die den oben genannten Anforderungen entsprechen, müssen sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, diese nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Insofern sollte jedes Unternehmen prüfen, ob ihm der korrekte Empfang von E-Rechnungen möglich ist. E-Rechnungen, die den neuen Vorgaben entsprechen, bedürfen im inländischen B2B-Bereich nicht mehr der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Aufbewahrung elektronischer Rechnung
Nicht neu, aber in diesem Zusammenhang schon wichtig, sind die Regelungen zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen: u. a. Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung, Indizierung und Nachvollziehbarkeit, Datenzugriff und Bereitstellung sowie eine Verfahrensdokumentation. Um allen Regelungen in geeigneter Form zu entsprechen, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll.
Sage 100
Mit Sage 100 auf der sicheren Seite
Die Sage 100 ist eine ERP-Lösung, die allen gesetzlichen Vorschriften entspricht und Änderungen bzw. Neuerungen zeitnah integriert. In der Sage 100 können bereits heute Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt und versandt werden.
Neu in der Sage 100 Version 9.0.8 in Bezug auf E-Rechnungen:
- Beim Druckvorgang werden die Originale bei E-Rechnungs-Kunden nun je nach Kunden-Einstellung per E-Mail versendet oder als Datei exportiert.
- Neben dem E-Mail-Versand von E-Rechnungen ist zusätzlich auch ein Datei-Export von E-Rechnungen über eine Kunden-Einstellung möglich.
- Die Optionsauswahl bezüglich der Ausgabe von E-Rechnungen kann auch über die Schnelländerung für beliebig viele Kunden in einem Schritt angepasst werden.
- Die Hinterlegung einer zusätzlichen Kunden-ID zur besseren Zuordnung von Rechnungen ist möglich.
- Im Einkauf können von Ihren Lieferanten empfangene E-Rechnungen in die Anwendung eingelesen werden. Beim Import wird anhand der Umsatzsteuer-ID Nummer sowie der eigenen Lieferantennummer eine automatische Zuordnung unterstützt.
- Im Rechnungswesen können die E-Rechnungsdaten zur Erstellung einer Buchung verwendet werden.
Eine Übersicht über alle Neuerungen der Sage 100 Version 9.0.8 finden Sie in der Sage 100 Online-Hilfe.
Neben dem Vorteil, stets nach den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu agieren, bietet die Sage 100 auch noch viele weitere Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und noch effizienter gestalten. Mehr Informationen zur Sage 100 finden Sie hier.
Mit Sage DMS bietet unser Partner Sage ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem an, dass Ihnen eine GoBD-konforme Aufbewahrung auf komfortable Weise ermöglicht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wir haben für Sie Fragen, die uns zu dem Thema häufiger gestellt werden, zusammengetragen und nach Kategorien sortiert. Dieser Bereich wird bei Bedarf ergänzt. Wir hoffen, dass Ihnen die Antworten weiterhelfen.
E-Rechnungen allgemein
Worum muss ich mich jetzt kümmern?
Im Inland unternehmerisch tätige Rechnungsempfänger müssen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Insofern sollte korrekter Import und Verarbeitung von E-Rechnungen zu dem Zeitpunkt, an dem die ersten elektronischen Rechnungen im Januar eintreffen (könnten), sichergestellt sein.
Welche Schritte sind jetzt dringend?
Im ersten Schritt sollten Sie Ihren aktuellen Rechnungsprozess prüfen: Zuständigkeiten, Methode, Kompatibilität der aktuellen IT-Infrastruktur mit elektronischen Rechnungsformaten.
Im zweiten Schritt sollten Sie – wenn noch nicht vorhanden – eine spezifische E-Mail-Adresse allein für den Rechnungseingang einrichten. Über diese müssen Sie dann alle Lieferanten informieren.
Auch wenn es Ihnen erlaubt ist, ohne Rückfrage Ihren Kunden ab 01.01.25 E-Rechnungen zuzusenden, ist es sicherlich ratsam, diese vorab darüber zu informieren, falls die Kunden bisher noch keine E-Rechnungen erhalten haben.
Im nächsten Schritt sollten Sie sich dann für ein Rechnungsformat entscheiden, das die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und für Sie und Ihre Kunden am besten infrage kommt.
Passen Sie dann gegebenenfalls Ihre IT-Infrastruktur um und schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
Nach Implementierung sollten Sie den Prozess laufend überwachen und gegebenenfalls anpassen.
Gilt ein PDF als Rechnung?
Bis zum 31.12.2024 können Rechnungen als PDF versandt werden. Ab 01.01.2025 muss eine E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Eine PDF-Datei oder eingescannte Papierrechnung erfüllen diese Anforderungen nicht.
Beim ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein hypbrides Datenformat, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen sowohl visuell darstellen als auch elektronisch verarbeiten.
Lassen sich E-Rechnungen mit Microsoft Word oder Excel nach den neuen Vorgaben erstellen?
Nein, zurzeit sind diese Progamme nicht in der Lage, Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu erstellen oder zu verarbeiten.
Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist der Einsatz einer ERP-Softwarelösung wie der Sage 100 sehr zu empfehlen.
E-Rechnungen in der Sage 100 (Standard)
Wie werden die neuen gesetzlichen Regelungen in der Sage 100 berücksichtigt?
Eingangsrechnungen
Der Import der einzelnen Datenströme von E-Rechnungen nach den Vorschriften ab dem 01.01.2025 ist mit der Sage Version 9.0.8 möglich. Eine genauere Auflistung finden Sie weiter oben.
Ausgangsrechnungen
Die Erstellung und der Versand von E-Ausgangsrechnungen ist auch in der vorherigen Fassung bereits integriert.
Softfolio e-Invoice (Zusatzmodul zur Sage 100)
Was ist Softfolio e-Invoice?
Softfolio e-Invoice ist eine umfassende Lösung zur digitalen Belegerfassung von Eingangsrechnungen. Mit dieser Lösung werden Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und alle relevanten Daten erfasst. Damit ermöglicht sie, Eingangsrechnungen direkt in der Sage 100 weiterzuverarbeiten. Folglich lässt sich mit Softfolio e-Invoice der Rechnungseingang wesentlich effizienter gestalten und somit Kosten und Zeit einsparen.
Welche Vorteile hat der Einsatz von Softfolio e-Invoice?
Folgende Vorteile bietet der Einsatz von Softfolio e-Invoice:
- Prüfung jeder Eingangsrechnung auf Konformität zur GoBD,
- Einlesen verschiedener Rechnungsformate (z. B. XRechnungen, ZugFeRD, PDF),
- automatische Ermittlung relevanter Rechnungsinhalte wie Rechnungskopf mit Lieferant, Rechnungsdatum, Gesamtbetrag sowie einzelne Rechnungspositionen,
- leistungsfähige Belegerkennung mit integrierter Trainingsfunktion,
- Abgleich der Eingangsrechnung mit der zugehörigen Sage 100-Bestellung auf Positionsebene,
- automatische Vorkontierung von Kostenrechnungen,
- automatische Übergabe an das Rechnungswesen inklusive Belegbild (Sage DMS vorausgesetzt),
- umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten für den Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen (z. B. Funktionsrollen, Berechtigungen, Vertreterrollen),
- Verwaltung von Eingangsrechnung mit und ohne Bestellbezug (z. B. Rechnung des Telefondienstleisters).
Wie läuft die Einführung von Softfolio e-Invoice ab?
Für die Einführung von Softfolio e-Invoice bedarf es Installation, Einrichtung sowie Schulung. In der Regel werden mindestens zwei Termine benötigt.
Welche Systemvoraussetzungen müssen für den Einsatz von Softfolio e-Invoice erfüllt sein?
Softfolio e-Invoice setzt Sage 100 Warenwirtschaft und Rechnungswesen voraus und der Einsatz ist in der Sage 100 ab Version 9.0x möglich. Für alle weiteren Informationen zu Systemvoraussetzungen kontaktieren Sie uns gerne.
Wird für den Einsatz von Softfolio e-Invoice in der Sage 100 zwingend ein Sage DMS benötigt?
Nein. prinzipell nicht. Voraussetzung für Softfolio e-Invoice ist die Nutzung der Sage 100. Um nach den aktuell geltenden Rechtsvorschriften die Rechnungen revisionssicher zu archivieren, empfehlen wir auf jeden Fall die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) wie z. B. Sage DMS. Sage DMS ermöglicht Funktionsaufrufe an über 50 Stellen in der Sage 100 Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion.
Wir setzen schon ein anderes DMS ein – ist das Zusammenspiel mit Softfolio e-Invoice trotzdem sichergestellt?
Grundsätzlich kann Softfolio e-Invoice mit unterschiedlichen Dokumentenmanagementsystemen genutzt werden. Eine Verwendung des Sage DMS ermöglicht u. a. die vollautomatische Übertragung des temporären Belegbildes aus Sage 100 ins Sage DMS. Sage DMS ermöglicht Funktionsaufrufe an über 50 Stellen in der Sage 100 Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion.
Wir haben in der Sage 100 nur das Modul Rechnungswesen, nicht das Modul Warenwirtschaft im Einsatz. Können wir Softfolio e-Invoice trotzdem nutzen?
Rechnungen laufen über den Einkauf und dieser ist Bestandteil des Warenwirtschaftsmoduls der Sage 100. Daher wird für die Nutzung von Softfolio e-Invoice in der Sage 100 mindestens eine Sage User Lizenz des Moduls Warenwirtschaft benötigt.
Wie beteiligt man Rechnungsprüfer, die keine Sage 100 nutzen?
Für Anwender ohne Sage 100-Lizenz gibt es entsprechende Clients.
Wie arbeite ich ohne Softfolio e-Invoice?
Mit der Sage 100 Version 9.0.8 können E-Rechnungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erstellt, versandt, empfangen und verarbeitet werden.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Was ist ein DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. In Unternehmen fallen viele Dokumente an, die erfasst, verteilt, bearbeitet und archiviert werden müssen bzw. sollen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist meist ein datenbankgestütztes Softwaresystem und dient der Organisation von elektronischen Dokumenten aller Art. Es ist also mehr als ein reines Archiv, sondern stellt die Dokumente organisationsweit zur Verfügung und ermöglicht auch das Suchen und Löschen von Dokumenten. In der Regel ist ein DMS die Voraussetzung für die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten.
Warum ist der Einsatz eines DMS sinnvoll?
Dokumentenmangementsysteme (DMS) haben folgende Vorteile:
- unternehmensweit zentrale, einheitlich strukturierte und vollständige Ablage von Dokumenten,
- abteilungsübergreifender, standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente,
- Steuerung der Informationsvielfalt,
- Sicherstellung des aktuellen Standes von jedem Dokument,
- geringerer Organisationsaufwand bei Freigabe und Bereitstellung von Informationen,
- diverse Funktionen wie Speichern, Katalogisierung, Suche, Bereitstellung, Bearbeitung, Anzeigen usw.,
- einfaches Änderungsmanagement und Versionskontrolle,
- Rechteverwaltung (Rollen und Berechtigungen),
- vollständige, nachvollziehbare, versionssichere und unveränderbare Ablage von Dokumenten,
- Einsparung von Räumen/Archiven und Büromaterial.
Insgesamt ermöglicht ein DMS also Produktivitätssteigerung, Zeitersparnis, Qualitätssteigerung und eine optimale Transparenz wie auch Aktualität.
Wie erfolgt die Erfassung von Dokumenten in einem DMS?
Für die Erfassung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Physische Dokumente können per Scannen ins DMS überführt werden, elektronische Dateien können hochgeladen werden. Ist Ihr DMS in einer Anwendung wie der Sage 100 integriert, können die Dokumente auch aus der Anwendung heraus generiert werden.
Warum empfehlen wir das Sage DMS?
Neben den allgemeinen Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems gibt es spezielle Vorteile, für die Sage 100 das Sage DMS zu verwenden:
- schnelle und unkomplizierte Einrichtung,
- Funktionsaufruf des Sage DMS an über 50 Stellen in der Sage 100 Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion (Menüstruktur, Listenfeldauswahl, Optionsschaltfläche, Kontextmenü, Drag & Drop und Control-Center),
- Funktionalitäten für jeden Sage Client verfügbar,
- vordefinierte Template-Archivstruktur für einen einfachen Start,
- automatische und digital strukturierte Archivierung der täglich in der Sage 100 erzeugten Dokumente,
- automatische Archivierung aller Einkaufs- und Verkaufsbelege sowie aller Mahnungen, Zahlungs- und Lastschriftavis in den jeweiligen Modulen bei Druck aus der Sage 100.
- automatische Indizierung (Verschlagwortung) mit einer Vielzahl von Indizes aus Daten der Sage 100,
- im Prinzip nur ein Gesamtsystem und einen Ansprechpartner,
- automatische Verknüpfung aller Dokumente, die mit dem Auftrag verbunden werden, mit dem entsprechenden Kunden,
- kontextbezogene Archivierung externer Dokumente, die nicht aus der Sage 100 stammen einschl. automatisch vorgeschlagener Indizierung in Sage 100 Warenwirtschaft und Rechnungswesen.
Rechnungsformate
Müssen Rechnungen ab 01.01.2025 im ZUGFeRD-Format versendet werden?
Ab 1. Januar 2025 wird für alle deutschen B2B-Geschäfte (leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland bzw. Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig) der Rechnungsempfang per elektronischer Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 verpflichtend. Es gibt Übergangsregelungen sowie Ausnahmen (siehe Beitrag oben). Bezüglich des Rechnungsformats ist die Einhaltung und Interoperabilität der europäischen Norm (RL 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN 16931) entscheidend. Laut dem Schreiben des Bundesministerium für Finanzen (BMF) vom 2. Oktober 2023 wurde ausdrücklich bestätigt, dass XRechnung oder auch das hybride ZUGFeRD-Format die Formatanforderungen erfüllen.
Wie werden eingebettete Dateien in PDFs (wie z. B. bei ZUGFeRD) von Spamfiltern behandelt?
Grundsätzlich hängt es von den Einstellungen des Spamfilters ab, welche E-Mails wie behandelt werden. In der Regel gibt es aber mit eingebetteten Dateien in PDFs keine Probleme.
Sie haben noch Fragen?
Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 06404 69599-0, per Mail an vertrieb@networkconcept.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular für eine Terminvereinbarung. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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Wichtiger Hinweis: Die Inhalte wurden mit großer Sorgfalt erstellt. Dennoch übernimmt Network Concept keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Die Informationen stellen keine Rechtsberatung oder steuerliche Beratung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen bzw. steuerlichen Fragestellungen konsultieren Sie bitte unbedingt eine/n Jurist/in bzw. Steuerberater/in.
Quellen: heise.de, Sage Blog, IHK Darmstadt, VeR, Softfolio, Sage DMS Broschüre
Das Webinar ist für 60 Minuten angesetzt, wir werden uns auf jeden Fall genügend Zeit für Ihre Fragen nehmen.
Anmeldeschluss ist der 3. Juli 2024.
Die Themen des Webinars sind:
- Rechtliche Rahmenbedingungen
- Überblick zu den E-Rechnungsformaten, Kanälen und Übertragungswegen
- Vorteile und Digitalisierungschancen durch die E-Rechnung
- Versenden von E-Rechnungen aus der Sage 100
- Empfangen von E-Rechnungen mit softfolio e-Invoice
Anmeldung zum Webinar
Webinar: E-Rechnungspflicht ab 2025 – Umsetzung in der Sage 100
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
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Quellen: heise.de, Sage Blog, IHK Darmstadt, VeR
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